Wat is functioneel beheer?
Om uit te leggen wat functioneel beheer precies is, maken we gebruik van het negenvlaksmodel van Rik Maes (officieel het Amsterdams Informatiemanagement Model, AIM). Dit model kun je gebruiken als een kaart. Een kaart om je te oriënteren op de relatie tussen de business en IT.
Zodra je een ‘kaart’ van de situatie hebt, kun je makkelijker definiëren wat functioneel beheer is (zie de figuur hieronder). Ook is het een handig model om de processen, functies en rollen van ICT en informatiemanagement binnen een organisatie te plaatsen.
Het is de primaire taak van een functioneel beheerder om vooral gebruikers (links-onder) te faciliteren. Op die plek vindt de kernactiviteit van elke organisatie plaats:de levering van producten of diensten aan haar klanten. Dit cruciale contactmoment legt de basis voor de relatie tussen de organisatie en haar afnemers. Hoe goed de producten of diensten aan klanten worden geleverd, laat zien wat de organisatie waard is.
De functioneel beheerder is dé adviseur op operationeel niveau als het gaat om de informatievoorziening binnen een organisatie. Hij of zij heeft de kennis, kunde en ervaring die nodig is om een bepaalde verandering in de informatievoorziening teweeg te brengen. In feite zorgt de functioneel beheerder voor een betrouwbare, wendbare, schaalbare en innovatieve informatievoorziening.
Hét 3×3 model voor functioneel beheer
Het takenpakket van een functioneel beheerder is heel divers. In grote lijnen onder- scheiden we drie aandachtsgebieden met elk drie activiteiten. We noemen dit het 3×3 model voor functioneel beheer van Daniël E. Brouwer. Dit model is gebaseerd op eigen ervaringen en observaties in de praktijk. Hieronder vind je een korte beschrijving van deze negen activiteiten van functioneel beheer.
Ondersteunen
Het verantwoordelijkheidsgebied Ondersteunen kent drie processen: Gebruiken, Beheren en Bewaken. Hierbij wordt uitgegaan van de bestaande informatievoorziening zoals die nu wordt gebruikt door de gebruikersorganisatie. Deze informatievoorziening moet worden beheerd en bewaakt om ervoor te zorgen dat (a) de gebruikersorganisatie geen last heeft van onderbrekingen in de beschikbaarheid, (b) de data in de informatievoorziening betrouwbaar is en (c) iedere nieuwe gebruiker snel en zonder veel training gebruik kan maken van de informatievoorziening. De functioneel beheerder is bij al deze aspecten een onmisbare schakel.
Gebruiken
Het proces Gebruiken heeft betrekking op het ondersteunen van de gebruikersorganisatie om de bestaande informatievoorziening zo goed mogelijk te kunnen benutten. Het doel van dit proces is ervoor te zorgen dat de gebruikersorganisatie effectief en efficiënt kan werken met de bestaande informatievoorziening.
Beheren
Het proces Beheren heeft betrekking op het onderhouden van de bestaande informatievoorziening, zodat de continuïteit, veiligheid en betrouwbaarheid van die informatievoorziening wordt gewaarborgd.
Bewaken
Het proces Bewaken heeft betrekking op het monitoren van de bestaande informatievoorziening, om problemen te ontdekken of te voorkomen en zodoende de continuïteit, veiligheid en betrouwbaarheid van die informatievoorziening te waarborgen.
Regisseren
Het tweede verantwoordelijkheidssgebied van de functioneel beheerder is Regisseren. Hierbinnen onderscheiden we drie essentiële processen die ervoor zorgen dat je de regie krijgt en behoudt. Met Verzamelen, Vertalen en Bepalen vervul je als functioneel beheerder de brugfunctie tussen de gebruikersorganisatie en de IT-dienstverlening.
Verzamelen
Om goed zicht te krijgen op wat er speelt binnen en buiten een organisatie moet een functioneel beheerder zogenoemde triggers verzamelen, zodat hij of zij weet welke zaken er mogelijk van invloed zijn op de informatievoorziening.
Triggers zijn gebeurtenissen, ideeën, verzoeken, suggesties, externe factoren en allerlei andere zaken die mogelijk leiden tot een aanpassing van de informatievoorziening.
Vertalen
Een functioneel beheerder moet elke trigger waarmee iets zal of moet worden gedaan ‘vertalen’. Dat wil zeggen: verder uitwerken en uitschrijven. Zo komen het doel, de waarde, de impact, de prioriteit, de belanghebbenden en een mogelijke oplossing voor de informatievoorziening aan bod.
Bepalen
Het doel van dit proces is om de juiste prioriteit te bepalen van de triggers die gerealiseerd moeten worden. De functioneel beheerder doet dat niet alleen – ook de belanghebbenden moeten daarbij betrokken worden.
Verbeteren
De uitvoering van een trigger bestaat uit drie onderdelen: de technische realisatie, de acceptatie door de gebruikersorganisatie (waaronder testen) en de daadwerkelijke implementatie.
Realiseren
Het (laten) realiseren van een aanpassing of oplossing die het gevolg is van een trigger, is een primaire verantwoordelijkheid van de functioneel beheerder. Althans, de regie daarop. Uiteraard zal de uitvoering vooral komen te liggen bij de ICT-afdeling of een externe ICT-leverancier.
Accepteren
Het proces Accepteren is op te splitsen in twee fases: de testfase en de acceptatiefase. In de testfase wordt allereerst bekeken of de nieuwe of gewijzigde functionaliteit voldoet aan de afspraken. Met andere woorden: voldoet deze oplossing aan de eisen en wensen van de belanghebbenden? In de acceptatiefase wordt vervolgens bekeken of en hoe de gebruikersorganisatie de nieuwe of gewijzigde functionaliteit kan ontvangen en in gebruik kan nemen.
Implementeren
Tijdens de implementatie richten we ons op het daadwerkelijk gebruiken en integreren van het (verbeterde) systeem in de organisatie. Stimuleren en faciliteren dat medewerkers de nieuwe technologie of het nieuwe proces gaan gebruiken.
